Case
Artsen zonder Grenzen biedt medische noodhulp in crisissituaties wereldwijd. Door sterke groei ontwikkelden interne processen zich ongelijkmatig, waardoor de wendbaarheid en operationele slagkracht van de organisatie onder druk kwamen te staan.
Artsen zonder Grenzen vroeg Boer & Croon om alle kernprocessen in kaart te brengen, risico’s inzichtelijk te maken en de organisatie te trainen in procesgericht werken en optimaliseren, zodat de groei beheersbaar en toekomstbestendig wordt.
Analyse
Boer & Croon constateerde dat processen diffuus waren ingericht en dat er onvoldoende uniformiteit bestond tussen afdelingen. Taken, verantwoordelijkheden, risico’s en gebruikte systemen waren vaak impliciet of versnipperd vastgelegd.
Daarnaast was procesmatig denken nog niet ingebed in de organisatie, waardoor inefficiënties moeilijk zichtbaar werden en optimalisatie beperkt mogelijk was. Een combinatie van procestransparantie, standaardisatie en capaciteitsopbouw was noodzakelijk.
Aanpak & methodiek
De aanpak bestond uit drie geïntegreerde stappen:
- Procesinventarisatie via LEAN ‘brownpaper’-sessies met alle proceseigenaren om 280 processen volledig te begrijpen en te documenteren.
- Vastlegging in Mega Hopex en training van medewerkers in het zelfstandig modelleren en onderhouden van processen. Dit vormde de start van een cultuurverandering richting procesgericht werken.
- Training in procesoptimalisatie met Lean Six Sigma en de ESSA-methode (Eliminate, Simplify, Standardise, Automate) om verspillingen te verminderen en efficiëntie te verhogen.
Deze aanpak creëerde zowel inhoudelijke transparantie als organisatorische vaardigheid om continu te verbeteren.
Resultaat
Artsen zonder Grenzen beschikt nu over:
- Volledig inzicht in alle processen, risico’s en verantwoordelijkheden, 24/7 toegankelijk in Mega Hopex.
- De vaardigheden om zelfstandig nieuwe processen te modelleren en optimaliseren.
- Een interne basis voor continu verbeteren, ondersteund door bewezen methodieken en gedeelde processtandaarden.
Met deze fundamenten kan de organisatie haar groei op een gestructureerde, efficiënte en toekomstbestendige manier ondersteunen, zonder concessies aan haar cruciale humanitaire missie.