Case
Simac, actief in informatietechnologie en industriële elektronica, kampte binnen de afdeling Projecten & Changes met personeelsverloop, hoge werkdruk en inefficiënte processen. Projecten liepen vertraging op en ad-hoc probleemoplossing domineerde het dagelijks werk.
Simac vroeg Boer & Croon om structuur te creëren, processen te verbeteren en interne werkstromen te automatiseren, zodat rust, voorspelbaarheid en betere klantopvolging zouden ontstaan.
Analyse
De werkdruk was hoog en medewerkers bedienden tegelijkertijd meerdere klanten, wat planning en prioritering bemoeilijkte. Taken waren slecht overdraagbaar en samenwerking verliep stroef doordat ieder vooral zelfstandig opereerde. Terwijl de bezetting daalde, nam de werklast toe.
De kernproblemen: onvoldoende coördinatie, gebrek aan processtandaardisatie, beperkte onderlinge ondersteuning en een versnipperde manier van werken.
Aanpak & methodiek
Via Boer & Croon werd een programma-manager ingezet die:
- vertrouwen opbouwde en het werk diepgaand leerde kennen door actief mee te draaien in projecten en changes;
- procesverbeteringen doorvoerde bij klanten, gebaseerd op directe observaties, open gesprekken en gezamenlijke oplossingsvorming;
- best practices terugbracht naar het team, ondersteund door zichtbare resultaten, waardoor draagvlak ontstond;
- een wekelijks startoverleg met dashboard invoerde voor beter werkbeheer en tijdige bijsturing;
- samen met het team ketenbreed verbeterkansen identificeerde door andere afdelingen en klanten te betrekken.
Deze aanpak leidde tot meer samenwerking, minder weerstand en een geleidelijke, gedragen verandering.
Resultaat
De verbeteringen zorgden voor:
- betere grip op werkdruk, duidelijkere taakverdeling en snellere escalatiesignalering;
- hogere klanttevredenheid door foutloze en tijdige uitvoering;
- automatisering van repeterende taken, wat leidde tot minder fouten en meer tijd voor kerntaken;
- een merkbaar betere teamsfeer en sterkere samenwerking met andere afdelingen;
- een verschuiving van brandjes blussen naar gestructureerd, voorspelbaar werken.
De belangrijkste succesfactor was het creëren van draagvlak: stap voor stap verbeteren, zichtbaar resultaat laten zien en het team mede-eigenaar maken van de nieuwe werkwijze. Hierdoor werd continu verbeteren een gedeelde verantwoordelijkheid.