Roel werkt anderhalf jaar als Young Executive bij Boer & Croon. Zijn eerste opdracht startte hij als projectmanager op de project & changeafdeling van Simac. Dat is een IT-organisatie die oplossingen levert voor Retail, Industry en Healthcare. Na het succesvol afronden van in totaal twee opdrachten bij Simac, is hij bij McCain, wereldmarktleider op het gebied van diepvriesaardappenproducten, aan de slag gegaan. Changemanagement speelt bij beide opdrachten een grote rol.

Enthousiast begint Roel te vertellen: 'Tijdens mijn eerste opdracht verbeterde en automatiseerde ik samen met een collega de dienstverlening voor klanten van Simac. Vervolgens kwam de vraag vanuit Simac om een asset managementsysteem te implementeren. Bij Simac werkten alle servicemanagers met hun eigen systeem waarin ze informatie over IT-assets van klanten bewaarden. Elk team deed dit op zijn eigen manier. Hierdoor was er geen uniformiteit en ook geen overzicht van alle IT-assets die Simac voor deze klant beheert. Samen met een collega kreeg ik daarom de opdracht om een asset managementsysteem te implementeren, zodat Simac een gestandaardiseerd en eenduidig overzicht krijgt van alle IT-assets per klant.

'Als eerst ga ik met de medewerkers in gesprek over de uitdagingen in de organisatie. Tijdens deze eerste gesprekken herkennen de medewerkers zich in de problemen die geschetst worden en merk je dat ze behoefte hebben aan verbeteringen. Als je later in het proces zit en de aanpassingen met de medewerkers bespreekt, dan zijn ze vaak minder bereid om mee te werken aan de implementaties. Ze merken op dat moment dat de veranderingen ook van invloed zijn op hun werkzaamheden. Het is daarom van belang om tijdens het hele proces de medewerkers te betrekken, uitleg te geven over wat er voor hen gaat veranderen en wat het nut is van deze verandering.'

'Om ervoor te zorgen dat iedereen in de organisatie het systeem leert kennen en gebruiken, hebben we voor de implementatie een online omgeving gemaakt met informatie over het nieuwe systeem. Op deze pagina staat welke verwijzingen er zijn en waarom die belangrijk zijn. Vervolgens organiseerden we een live-studiosessie voor de hele organisatie. Tijdens die sessie legden we aan alle medewerkers uit wat er voor hen ging veranderen en hoe zij het nieuwe systeem moeten gebruiken. Dit was erg leerzaam, maar ook spannend. Medewerkers stelden veel kritische vragen en niet iedereen begreep de keuze voor het nieuwe systeem. De sessie en de online-omgeving hielpen om de medewerkers mee te krijgen in de verandering.'

'Bij Boer & Croon bedenken wij niet alleen de oplossingen, maar helpen we mee met de realisatie. Tijdens het proces meet je draagvlak voor de verandering, bijvoorbeeld door middel van enquêtes of het meten van aanwezigheid bij een kennissessie. Bij de systeem-implementatie bij Simac konden we zien hoeveel medewerkers gebruik maakten van het systeem en of ze het systeem op de juiste manier gebruikten. Zo zagen wij dat de uitvoering succesvol was.'

'Ik heb de afgelopen opdrachten gemerkt dat logische oplossingen met ijzersterke argumenten medewerkers lang niet altijd kunnen overtuigen. De kans is groot dat een groep medewerkers zich niet in de aanpassingen kan vinden. Het is dan de kunst om ondanks de weerstand rustig te blijven en het gesprek met deze personen niet uit de weg te gaan. Met deze aanpak krijgen medewerkers uiteindelijk vaak wél begrip voor de situatie. Het krijgen van draagvlak vanuit hoger management is hierbij essentieel.'