De organisatie van jeugdzorg en speciaal onderwijs is in Nederland vanaf 2015 flink op de schop gegaan. Na een decentralisatie is de verantwoordelijkheid hiervoor van de rijksoverheid naar de gemeenten verschoven. Budgetten staan onder druk, terwijl een toenemend aantal jongeren een beroep moet doen op jeugdzorg en speciaal onderwijs.

Waar een zorgorganisatie vroeger met één financier te maken had, moeten nu ineens afspraken worden gemaakt en over contracten worden onderhandeld met honderden klanten: zowel gemeenten als zorgverzekeraars. Dit heeft uiteraard een grote impact op de organisatie en ook zijn weerslag op debiteuren- en crediteurenbeheer, ICT, HR en andere ondersteunende afdelingen.
Alsof deze ontwikkelingen niet al voldoende druk op de betreffende organisaties legde, werd tegelijkertijd ingezet op het verlenen van meer ambulante zorg. Dit vanuit het streven om mensen met een beperking zo “normaal” mogelijk te laten participeren in de maatschappij en de benodigde hulp aan huis aan te bieden. Dat kan variëren van een paar huisbezoeken per week tot intensieve dagelijkse thuishulp, crisisopvang aan huis of intensieve gedragskundige begeleiding. Een enorme organisatorische opgave.

Boer & Croon begeleidde de transformatie van een organisatie met inhoudelijke professionals naar een professionele organisatie.

De fusie werd ingezet door mensen met visie, passie en inhoudelijke kennis van zorg en onderwijs. Waar het aan ontbrak was kennis en ervaring om zo’n fusie organisatorisch, financieel en administratief in goede banen te leiden. Hetzelfde geldt voor vraagstukken op het gebied van besturing, financiën en control, zorglogistiek, HR, ICT, digitalisering en contractbeheer.
Dat was de reden waarom Boer & Croon is ingeschakeld om iHUB tot een succes te maken. Enerzijds heeft Boer & Croon geholpen om de organisatie zo effectief en efficiënt mogelijk neer te zetten. Anderzijds bedrijfsmatig door een professionalisering van de bedrijfsvoering. Daarbij heeft Boer & Croon de juiste mensen gevonden om de nieuwe Raad van Bestuur, directie- en management posities te vervullen.

Jasper ten Dam, bestuursvoorzitter iHUB: "Heel belangrijk is de communicatie met de medewerkers. Je moet goed kunnen uitleggen waarom al die veranderingen plaatsvinden en wat de inzet van al die consultants voor onze organisatie betekent. Je moet aangeven dat het tijdelijk is, en dat het echt nodig is om onze zorg voor kinderen en gezinnen te kunnen verbeteren."

Jort Binnerts: "De inzet was om tijdelijk vaste plekken in te vullen, omdat het echt niet goed ging. Er moest snel ingegrepen worden. Daarna hebben we zoveel mogelijk de eigen mensen van iHUB ingeschakeld en alleen bij complexer projecten zoals het EPD, begeleiding geboden."

Organisatorische resultaten:

Onder leiding van Boer & Croon is een Service Centrum opgezet dat de werkmaatschappijen ondersteunt op het gebied van onder andere de financiële- en zorgadministratie, ICT en HR. Daarna is een optimalisatietraject opgestart om de organisatie financieel gezond te maken.
Het is de bedoeling dat op het primaire proces 1% rendement wordt behaald. Om druk op de ambulante zorg te verlichten is een pakket van richtlijnen en tools ontwikkeld. Hiermee is de productiviteit verbeterd van 65% naar 75%.
Voor het primair proces is een nieuwe managementstructuur gecreëerd, van werkmaatschappij die onderworpen zijn aan regiosturing, met onderscheid tussen onderwijs en zorg.
Alle aan iHUB gerelateerde entiteiten zijn juridisch geherstructureerd om strategische doelen beter te faciliteren, een fiscale optimalisatie te behalen en de administratieve/organisatorische complexiteit te reduceren.

Jasper ten Dam: "Boer & Croon heeft de werving van vast personeel op zich genomen en daarnaast interimmanagers ingezet die de gaten dichten en projecten uitvoeren. Ik vond vooral de combinatie van werving en selectie en de inzet van consultants bijzonder. Die consultants waren gefocust op de overdracht aan ons vaste personeel. Dat was voor mij als bestuurder een duidelijk signaal dat er werd gewerkt aan een structurele oplossing. En dus niet dat je blijft zitten met een team van professionals waar je op een gegeven moment niet meer zonder kunt. Voordat je het weet heb je jarenlang allerlei mensen rondlopen. Dat is niet de lange termijnoplossing voor je organisatie."

Jasper ten Dam: "We hebben het nu over de financiële en procesmatige kant, maar het belangrijkste onderscheid is het vermogen van een maatschappelijke organisatie om goede mensen binnen te halen en aan je te binden.
In de jeugdzorg en het speciaal onderwijs is de werkdruk groot. Er sprake van veel verloop en verzuim. En we hebben te maken met een krappe arbeidsmarkt. We proberen om onze mensen meer perspectief te bieden voor hun loopbaan.
Als je dat bij elkaar optelt, als we het beter kunnen doen dan andere organisaties, kunnen we echt het verschil maken voor de jeugd en gezinnen waar we het uiteindelijk voor doen."

Resultaten: Systemen en processen

• Integratie van vier financiële administraties naar één centrale administratie en implementatie in Exact
• Overgang naar nieuwe HR-administratie en implementatie in AFAS
• Integratie en conversie van drie naar één Elektronisch Patiënten Dossier en begeleiding van de overstap naar een nieuwe leverancier
• Optimaliseren van zorg-administratief proces
• Implementeren en verbeteren van CRM
• Ontwikkelen van management- en operationele stuurinformatie via o.a. value care

"Er waren vier verschillende werkmaatschappijen, met elk een eigen HR-afdeling, ICT-systeem en financiële administratie. Toen is er een Raad van Bestuur samengesteld met twee leden: Hans du Prie, en ikzelf voor de bedrijfsmatige kant.
Die tandem werkt heel goed omdat we heel complementair aan elkaar zijn. Hans draagt de stappen die moeten worden genomen heel goed uit naar de medewerkers."
Hans du Prie geeft het stokje over aan Lieke van Domburgh die per 1 oktober toetreedt tot de Raad van Bestuur.

Resultaten: financieel

• Reduceren van debiteurensaldo met € 10 mln.
• Verbeteren van liquiditeitspositie met € 15 mln.
• Structurele kostenreductie van € 2,5 mln.
• Productiviteitsverbetering van 10%
• Besparing op inkoop van € 10 mln.
• Verhelpen van fiscale risico's

Jasper ten Dam: "Toen ik startte bij iHUB leed de organisatie een groot verlies. Het juridisch integreren van de vier werkmaatschappijen helpt ook om de continuïteit te waarborgen van een aantal verliesgevende onderdelen die inhoudelijk wel heel mooi in ons portfolio passen.

Uiteindelijk zijn wij een stichting en maatschappelijke organisatie, en het is belangrijk om die zorg beschikbaar te houden voor alle jeugd en gezinnen die dat nodig hebben. Inmiddels staan we weer in het groen.

De solvabiliteit en liquiditeit zijn in orde. We lagen op schema om dit jaar op nul uit te komen. Door corona is het nog niet helemaal zeker of dat lukt, maar volgend jaar in ieder geval wel."

Jasper ten Dam: "We zijn een grootschalige organisatie om kleinschalig maatwerk te kunnen leveren. We zitten in een markt met kleine marges, het is allemaal gemeenschappelijk geld, dus je moet het wel zo efficiënt mogelijk organiseren. We zijn een lerende organisatie. Als je ergens tegen aanloopt is de kans dat iemand anders dat ook al eens heeft gehad en er een oplossing voor heeft gevonden, best groot binnen een organisatie met 3000 medewerkers in 35 scholen en 20 zorglocaties."