Sluit

De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) wordt bijgestaan door een viertal ondersteunende diensten, waaronder het Bureau van de Universiteit (+-/ 550 FTE). Een team van Boer & Croon, bestaande uit interim-manager Dedan Schmidt, manager People Excellence Robin Betten en Young Executive Nijs Wienese, is gevraagd om de organisatiestructuur aan te passen en de bijbehorende (cultuur)verandering te begeleiden en realiseren. Gaandeweg de transformatie is ook een fusie tussen twee van de ondersteunde diensten onderdeel geworden van het programma, waarbij het Bureau en het Facilitair Bedrijf in de toekomst verder gaan onder de naam University Services.

RUG logo

Rijksuniversiteit Groningen (RUG)
People Excellence

RUG

CONTEXT/ANALYSE

  • Naar aanleiding van rapport Commissie Klaassen volgde een aantal aanbevelingen, waarna de directie van het Bureau aan Boer en Croon heeft gevraagd een programma op te zetten en uit te voeren. Deel van de opdracht was het verbeteren van de organisatiestructuur. Het Bureau bestond uit 27 verschillende afdelingen, ieder aangestuurd door een directeur of hoofd. Dat kon efficiënter worden georganiseerd en aangestuurd.
  • RUG organisatie: Het College van Bestuur geeft leiding aan 11 faculteiten en 4 ondersteunende diensten (Bureau, Facilitair Bedrijf, CIT en UB). Het Bureau wordt aangestuurd door een tweehoofdige directie en bevat een groot deel van de ondersteunende diensten van de RUG, zoals HR, finance, beleid, juridische zaken etc. (+/- 550 fte).

OPDRACHT

Adviseer en begeleid ons bij de inrichting en implementatie van een toekomstbestendig, wendbaar en beter bestuurbaar Bureau.

AANPAK

Eind 2020 zijn wij aan de slag gegaan. We hebben het programma opgebroken in 4 verschillende fases, namelijk fase 1 (opstart), fase 2 (richten), fase 3 (inrichten) en fase 4 (verrichten).

In fase 1 zijn wij begonnen met een verkenning waarbij met meer dan 100 medewerkers gesproken is. Dit leidde tot een visie op de gevraagde organisatieverandering en de samenhang tussen de vraagstukken, de wensen en ideeën over de organisatie. Ook volgde uit deze analyse de belangrijke ondersteunende rol die het Bureau vervult bij de besturing en strategievorming van de RUG. Een efficiëntere inrichting van het Bureau maakt dat het de uitvoering en implementatie van de strategie nog beter kan faciliteren. Daarmee kwam de scope niet alleen op de organisatie van het Bureau, maar ook op de besturingsfilosofie van de RUG te liggen.

Zodoende is in fase 2 een stuurgroep ingesteld, bestaande uit het College van Bestuur en de directie van het Bureau. Er zijn gedurende het programma zes werkgroepen ingesteld, met als thema’s: 1. Besturing, 2. Strategie & implementatie, 3. Hoofdstructuur, 4. Cultuur, 5. Projectmatig werken en 6. Management en leidinggeven. Deze werkgroepen zijn onder begeleiding van het programmateam aan de slag gegaan met het opleveren van een advies aan de stuurgroep. We hebben deze adviezen in nauwe samenwerking met de mensen uit de organisatie opgesteld.

Aan het begin van fase 3 kwamen we verschillende organisatievraagstukken tegen, zoals de wens van het College van Bestuur om de topstructuur van de RUG te vereenvoudigen, het creëren van één vastgoedorganisatie en het doorvoeren van bedrijfsmatige verbeteringen. Hieruit ontstond het idee om deze organisatievraagstukken op het grensvlak van het Facilitair Bedrijf en het Bureau gezamenlijk op te pakken en de krachten van beide organisaties te combineren door een fusie van beide diensten voor te stellen. Wij meenden dat de toenemende complexiteit van de verandering een dergelijke fusie niet in de weg stond. Daarmee is in fase 3 de voorgenomen fusie tussen het Facilitair Bedrijf en het Bureau tot de nieuwe organisatie University Services onderdeel van het programma geworden.

Het programma bevindt zich inmiddels in fase 4. Voorafgaand aan deze fase is het programma overgedragen aan de organisatie. Het team van Boer & Croon heeft hiervoor overdrachtsdocumenten en een planning met milestones opgesteld. De organisatie kan nu verder met het implementeren van de adviezen van de werkgroepen en het werkend krijgen van de nieuwe organisatiestructuur.

RESULTAAT

De inzet van Boer & Croon heeft geleid tot de volgende resultaten:
  • Nieuwe organisatiestructuur University Services inclusief een nieuw Management Team
  • Positief advies medezeggenschapsraad over de fusie van het Facilitair Bedrijf en het Bureau tot University Services
  • Richting geven aan de besturingsfilosofie van het College van Bestuur
  • Een advies voor strategievorming en implementatie daarvan binnen de RUG
  • Een advies voor de inrichting van een Project Management Office binnen University Services
  • Er is een cultuurverandering in gang gezet en een cultuurprogramma opgezet dat de aankomende jaren kan worden uitgerold

PROGRAMMATEAM

Dedan Schmidt (interim-manager), Robin Betten (manager), Nijs Wienese (YE)