Sluit

Boer & Croon heeft bij een landelijke opererende retailer het volledige inkoopproces opnieuw ingericht.

Icon

Herstructurering inkoopproces bij een retail organisatie
Finance & Technology

Daan Pickkers

opdracht

De opdracht was de processen in kaart te brengen en waar mogelijk deze te automatiseren. De onderneming met landelijk ongeveer 150 winkels vroeg aan Boer & Croon een overzichtelijk en actueel dashboard op te leveren. De oorspronkelijke opdracht werd gaandeweg uitgebreid. Daan Pickkers – Young Executive bij Boer & Croon – was verantwoordelijk voor dit project en werkte een half jaar aan deze opdracht.

Je kunt niet op de eerste dag zeggen hoe het moet. Er moet eerst vertrouwen zijn op de werkvloer.

aanpak

‘Bij de start van de opdracht spring je op een rijdende trein. Processen lopen in de gebruikelijke routine en het is in aanvang de kunst dat objectief en onafhankelijk te beoordelen als externe adviseur. En te ervaren waar een efficiency slag gemaakt kan worden. Ook had men bij de organisatie een erg uitgesproken idee hoe het dashboard er moest komen uit te zien.

Balanceren

‘Je kunt niet op de eerste dag zeggen hoe het moet. Er moet eerst vertrouwen zijn op de werkvloer. Dat vergt geduld, balanceren op een dun koord, om uiteindelijk de mensen mee te krijgen voor oplossingen. Door onze analyse van alle inkoopprocessen en het gewonnen vertrouwen, kon ik de mensen bij het bedrijf overtuigen dat we het anders moeten inrichten.’

Issues

‘Het doel was alle werkafspraken te herzien, en een dashboard in Excel te programmeren om alle orders te monitoren. Voor dat doel ging ik aan de slag om alle noodzakelijke informatie te verzamelen. Het inkoopproces raakt vrijwel alle afdelingen zoals voorraadbeheer, financiële administratie en logistiek. En dan blijkt dat er veel issues zijn.’‘Voor een verkoopfolder bijvoorbeeld werden de voorraden niet goed bijgehouden, en de prognoses verkoop veel te hoog ingeschat. Daar kom je allemaal achter als je informatie aan het verzamelen bent.Dat gaf bij het management ook het inzicht dat er nog veel zaken opgepakt moesten worden rondom consumentenacties. Daardoor werd mijn project om één dashboard op te leveren uitgebreid met twee dashboards; één om orders te monitoren en één om voorraden te controleren. En we hebben een prognose tool ontwikkeld om de in- en verkoop beter op elkaar af te stemmen.’

Frisse blik

‘Toen de opdracht groter werd, hebben we binnen Boer & Croon met meerdere managers de problematiek geanalyseerd en de oplossingen besproken. Dan wordt er echt gebruik gemaakt van alle resources. Dat geeft een frisse blik, nieuwe kennis en ook het vertrouwen.’‘Ook voor de opdrachtgever is dat een enorm voordeel, dat het project wordt benaderd met alle kennis en ervaring die aanwezig is bij Boer & Croon. Door deze interne samenwerking weet ik me als eenling op de werkvloer bij de opdrachtgever gesteund en geïnspireerd door de collega’s bij Boer & Croon.’

resultaat

‘De retail-onderneming is overgegaan van handmatig invoeren van gegevens naar een geautomatiseerd proces. Het handmatige proces was niet transparant, inefficiënt en foutgevoelig. De geautomatiseerde dashboards betekent ook 2 tot 3 dagen minder werk voor bepaalde mensen in de organisatie. In mijn optiek is dat noodzakelijk, want dan is er meer tijd om te werken aan de orders, de producten en aan de klanttevredenheid.’ ‘Na het uitschrijven van de nieuwe processen en de oplevering van de dashboards was de klus nog niet klaar. Ik ben nog vier weken op de afdeling gebleven om de gebruikers te helpen met de nieuwe werkwijze. Deze tijd is ook gebruikt om de processen gebruikersvriendelijker te maken. Er staat nu een geaccepteerde en goed werkende, geautomatiseerde inkoopstructuur met transparante dashboard rapportages.’