Hoe het inzetten van automatiseringstooling bijdraagt aan het principe ‘manage by exception’

Young Executive Thomas Benard vervult sinds anderhalf jaar zijn rol bij Boer & Croon. Een uitdagende en afwisselende functie waarbij men zich focust op project-, proces-, interim management & advies, middels een drie jarig Management Development programma. Benards laatste opdracht was bij een financiële multinational die accounting-, managementdiensten aanbiedt. Het internationale bedrijf is één van de grootste spelers op het gebied van Trust services. Welke impact heeft hij kunnen maken bij deze partij? En wat was zijn grootste uitdaging?

 

Benard vertelt: “Binnen mijn opdracht bij deze multinational heb ik een tweetal rollen vervuld over een periode van ruim zes maanden. Allereerst was ik verantwoordelijk als projectleider voor het opzetten en in de markt zetten van een nieuwe compliance service. Er is recentelijk een nieuwe wet ingetreden, de zogeheten ‘Mandatory Disclosure Rules’ (afgekort: MDR), die voorschrijft dat alle grensoverschrijdende transacties die voldoen aan bepaalde wezenskenmerken gerapporteerd dienen te worden aan de lokale Belastingdiensten met terugwerkende kracht vanaf medio 2018. De opdrachtgever moet, net als andere bedrijven, alsmede met de entiteiten die ze beheert, voldoen aan deze wetgeving.”

Mandatory Disclosure Rules

Hoe was het om de eerste rol te bekleden binnen deze opdracht? “Het meekrijgen van zo’n grote organisatie was een zeer leerzaam proces. Het uitdagende van deze rol was voor mij tot de kern komen van de de intrinsieke waarde van een compliance service zoals MDR en deze op een heldere manier communiceren aan de klanten. In tegenstelling tot juristen en fiscalisten, is het voor een niet-juridisch onderlegd persoon vaak onduidelijk welke verplichtingen compliance wetgeving in het leven roept en welke kosten hiermee gepaard gaan. Om dit zo scherp mogelijk te krijgen heb ik een legal design bureau ingeschakeld die gespecialiseerd is in het visualiseren van juridische content en het uitleggen van ingewikkelde juridische materie. Dit stelde de opdrachtgever verbeterd in staat om zowel intern aan accountmanagers als extern aan de klant uit te leggen wat MDR inhoudt en welk probleem de service oplost, resulterend in een hogere adoptiegraad van de service.”

PMO Structuur opzetten

In je tweede rol heb je een PMO structuur opgezet en ontwikkeld, hoe heb je je doel gerealiseerd? “Samen met Manager van Boer & Croon, Gydo Matthijssen, heb ik een PMO structuur opgezet. Wat is een PMO? PMO staat voor Project Management Office en is verantwoordelijk voor het tracken en bijsturen van verschillende initiatieven en projecten die zowel internationaal als lokaal door de organisatie lopen. De initiatieven zijn per business unit en clusters opgesplitst in verschillende projecten, elk met haar eigen doelstellingen. De sleutel tot het succesvol opzetten van een dergelijke PMO structuur is in mijn beleving het meetbaar maken van voortgang en borgen dat de informatiestromen consistent en kloppend zijn. Om dit doel te behalen heb ik Microsoft Flow ingezet, een tool die werkstromen kan automatiseren. Met behulp van deze tool kon ik realiseren dat alle rapportageprocessen rondom 5 projecten op clusterniveau en ongeveer 20 projecten op lokaal niveau geautomatiseerd werden en alle informatie in een overzichtelijk dashboard terecht kwam.”

Manage by Exception

Naast het verder ontwikkelen van mijn vaardigheden met automatiseringtooling, heb ik geleerd hoe belangrijk het is om een duidelijke governance structuur te hebben en te voorkomen dat er vanuit silo’s geopereerd wordt. Zorg er daarom voor dat aan het begin van de opdracht heldere afspraken worden gemaakt in welke omgevingen voortgang bewaakt wordt. Kies één tooling waarmee iedereen kan werken en welke breed inzetbaar is. Pas als dat geborgd is kan er worden overgegaan tot automatisering en uitvoer worden gegeven aan het principe manage by exception.

Wil jij een oplossing voor governance, PMO of een ander vraagstuk binnen je organisatie hebben opgelost door een van onze professionals zoals Thomas of Gydo? Klik dan hier voor meer informatie.

Meer informatie over de rol als Young Executive binnen Boer & Croon vind je  hier. Ben je al verder in je carrière en toe aan een nieuwe stap? Ontdek onze Managerspositie. Vragen? Neem dan contact op met onze Corporate Recruiter Alissa Haasjes via recruitment@boercroon.nl of per telefoon via 06 – 11 05 42 83.

Delen

Deze website maakt gebruik van cookies om u een zo goed mogelijke gebruikerservaring te geven. Ga hiermee akkoord door op accepteren te klikken.