Artsen Zonder Grenzen is de afgelopen jaren snel gegroeid. Uit een uitgebreide audit bleek dat veel kritische organisatieprocessen niet in kaart waren gebracht. Door het grote personeelsverloop gaat veel kennis verloren en wordt het wiel steeds opnieuw uitgevonden.
Door de kritische organisatieprocessen in kaart te brengen en te actualiseren, is de organisatie in staat om verbeteringen door te voeren.
Door de kritische organisatieprocessen in kaart te brengen en te actualiseren, is de organisatie in staat om verbeteringen door te voeren.
Welke concrete impact heb je gerealiseerd?
- In kaart brengen van 50 kritische bedrijfsprocessen, inclusief voor elk proces
- Gebruikte systemen/applicaties
- Beschreven verantwoordelijkheden (RACI)
- Standaard Operationele Procedures (SOP's) ontworpen en ingevoerd in de organisatie
- Activeren van procesdenken: begin van een cultuurverandering
- Eigenaarschap teruggegeven door alle proceseigenaren te trainen in de gebruikte tool, zodat ze in de toekomst zelf de processen kunnen bijwerken en aanpassen
Wat zijn de succesfactoren voor het bereiken van deze impact?
- Snel onderdeel worden van MSF en vertrouwen krijgen
- Nauw samenwerken met afdelingshoofden en medewerkers 'in operations'
- In staat zijn om 'diep te duiken' in de details van een organisatie
- Begrijpen hoe en vooral waarom bepaalde processen werken zoals 'het ooit bedacht is'.
Welke aanpak/rol hebben jullie (en jullie team) gespeeld in deze reis?
Als procesmanagers verzamelden we de informatie binnen de organisatie door brownpaper-sessies te organiseren. We verwerkten de verkregen informatie in een tool van een softwareplatform om structuur aan te brengen. Dit was een veelomvattende rol:
- Verantwoordelijk voor de communicatie (voornamelijk in het Engels) met de eigen afdelingen om de processen in kaart te brengen
- Gesprekspartner en ondersteuner van de klant
