Digitale transformatie: reflecteren, leren en reboot

Zowel QVARTZ als Boer & Croon hebben ruime ervaring in digitale transformaties op projectniveau, interim basis en binnen consulting. Als er één les valt te halen uit al deze ervaringen is dat de ‘in één keer goed, succesvolle’ digitale transformatie niet bestaat. Dit artikel – door QVARTZ partners Jesper en Tim – schetst drie ‘step-zero’ initiatieven die de benodigde digitalisering ondersteunen.    

Herhalingen zijn onoverkomelijk en nodig wanneer bedrijven proberen te navigeren door de digitale valkuilen en hindernissen die zij (of organisaties in het algemeen) proberen te overkomen tijdens het lanceren van digitale initiatieven. Een vraag die steeds naar boven komt is: we zitten vast- hoe gaan we verder?

Er zijn 3 step-zero initiatieven die de herstart van de nodige digitalisering ondersteunen:

  • Creëer een gemeenschappelijke visie binnen het management wat betreft digitalisering;
  • Creëer een bestuursstructuur voor de digitalisering;
  • Zorg voor voldoende bronnen en mandaten om de digitale strategie te kunnen ondersteunen.

Geen universele aanpak

We erkennen en waarderen dat bedrijven van elkaar verschillen. Het doel is dan ook niet het kopiëren van digitale titanen (Amazon, Google, Apple, etc. ) en hun aanpak in het managen van digitalisering. In plaats daarvan is het doel om te benadrukken dat de meeste no-tech bedrijven dezelfde initiële hindernissen ondervinden en dat er manieren bestaan om deze hindernissen te overkomen. Om precies te zijn, benadrukken we dat culturele verschillen tussen bedrijven het onmogelijk maken om één universele aanpak voor digitale transformatie te vinden, maar we geloven dat het recept om te beginnen onafhankelijk staat van de betreffende industrie.

Reflecteren en leren

Het lukt bedrijven niet om de voordelen van digitale initiatieven te benutten of het lukt ze niet om deze initiatieven op te zetten. Wij zien dit als natuurlijke stappen op ladder richting digitale volwassenheid.

De vijf meest gehoorde opmerkingen over (negatieve) digitale transformatie ervaringen zijn:

  • Ontbreken van een gemeenschappelijk beeld over de digitale toekomst;
  • Onzekerheid over belegde verantwoordelijkheid;
  • Onverwachte uitloop van budget en tijd;
  • Weinig of geen vooruitgang in initiatieven;
  • Weinig of geen effect van digitale initiatieven.

Uit het bovenstaande kan geconcludeerd worden dat elk transformatie proces extreem gecompliceerd is. En aangezien we nog steeds bezig zijn met de uitdagingen van het nieuwe digitale tijdperk, is het logisch om te benadrukken dat de belangrijkste manier van denken is; onderzoekend, leren en aanpassen.

De reboot – vanaf het begin beginnen

De bovenstaande lessen zijn essentieel wanneer het aankomt op het bevatten van de grootte van de digitale inspanningen die voor ons liggen. Het is belangrijk om te begrijpen dat de mogelijkheden voor het oplossen van de genoemde problemen zelden te vinden zijn binnen de structuur en skillset van conventionele bedrijven. En dat het vaak meer dan een jaar duurt voordat één van de vijf lessen zich openbaart en de CIO of Chief Experience Officer blijft zitten met het gevoel ‘wat nu?’.

QVARTZ suggereert een simultaan 3-stappen aanpak, dat de herstart van de benodigde digitalisatie ondersteunt om op deze manier te profiteren van de lessen uit het verleden:

  1. Creëer een overeenkomstige visie betreft digitalisering in het management.

Een digitale strategie is een vitaal onderdeel van de bedrijfsstrategie en moet ook zo behandeld worden. Daarom moet er een gemeenschappelijke visie bepaald worden binnen de top van het management, die daarmee ook de eigenaar zijn van het digitale transformatie programma. Onze ervaring is dat deze stroomlijning bijna nooit gebeurt. De top heeft vaak een andere en tegenstrijdige agenda, waardoor prioriteiten en middelenallocatie worden verhinderd.

Wij erkennen dat ieder mens verschillend is en zijn/haar eigen vooropgestelde perspectief op het onderwerp digitale transformatie heeft. Daarom pleiten wij dan ook voor stroomlijnen, gefaciliteerd door workshops en het uitwisselen van standpunten binnen het desbetreffende management. Een goede plek om te beginnen zouden een-op-een interviews kunnen zijn. Deze interviews moeten de nadruk leggen op het belang van verdere stroomlijning en dialoog.

  1. Stel een digitaal governance beleid op

Het oplossen van organisatiedilemma’s en het creëren van een bestuursstructuur is voor een transformatie van deze grootte essentieel voor het succes.

  1. Hoe organiseer je een digitale bedrijfsontwikkeling?
  2. Waar plaatsen we het in de organisatie?
  3. hoe verhogen we de kans op succes?

Drie vragen die herhaaldelijk terugkomen. Onze aanbeveling is om gebruik te maken van overkoepelende en dwarsdoorsnijdende KPI’s en een bestuursstructuur die aansluit bij het huidige niveau van de digitalisering. Het is belangrijk om te onthouden dat dit een gemeenschappelijk traject is dat een effect heeft op  alle dimensies van het bedrijf, van de operationele kant tot sales – alle stakeholders moeten in dezelfde richting bewegen – en dit kan alleen bereikt worden als de gemeenschappelijke belangen en een bestuursstructuur vanaf het begin duidelijk is.

  1. Verzeker je van voldoende middelen en mandaten om de digitale strategie te kunnen ondersteunen

Een van de meest gemaakte fouten is het onderschatten van de hoeveel geld en tijd die nodig is voor een digitale transformatie. Vandaar dat middelen niet op een ad-hoc basis en snel geregeld moeten worden; een toegewezen budget heeft prioriteit.

Overstappen van “IT is een kostenpost” naar “Digitalisering is een toevoeging” is daarom cruciaal en tekent de verschuiving in de manier waarop bedrijven zichzelf definiëren. Deze verschuiving moet met egards behandeld worden.

Bij het beheren van de middelen voor de digitale transformatie en de mandaten moet er op gelet worden dat budget en timeframe apart worden gehouden van de traditionele IT budgetten. Simpelweg omdat de mate waarin de benodigdheden ingeschat kunnen worden, verschilt. En onvoldoende kennis zal leiden tot het falen van de initiatieven en daarmee het falen van de transformatie.

Wat te doen na de eerste stap

We herhalen nogmaals dat geen één van deze parallelle stappen – ondanks dat ze beginstappen zijn die elk bedrijf en elke organisatie moet ondernemen –triviaal zijn. Deze hindernissen zijn cruciale mijlpalen op de weg naar het succes van de digitalisering. Wanneer de beginstappen gezet zijn  kan de digitale transformatie worden gestart/herstart of in sommige gevallen worden voortgezet.

Vanzelfsprekend is dat digitale ontwikkelingen op het zelfde moment als de herstart kunnen plaatsvinden, en we willen in geen geval succesvolle lopende projecten beëindigen of uitstellen. Zonder een volgorde aan te geven, lichten we zes kritieke digitale transformatie gebieden uit die geadresseerd moeten worden en geprioriteerd moeten worden voor een succesvolle digitale herstart.

  • Maak een link met klanten;
  • Verander producten;
  • Optimaliseer operations;
  • Stel medewerkers in staat te participeren;
  • Versterk de digitale capaciteiten;
  • Manage talent.

Hierbij moeten doelen worden vastgesteld en naar alle interne en externe stakeholders worden gecommuniceerd.

Conclusie

Zonder uitzondering hebben alle grote bedrijven digitale transformering ingezet op een, vaak ongestructureerde, manier. Maanden, of zelfs jaren geleden, hebben ze het belang van het starten van een onvermijdelijke digitale tocht ingezien. Daaropvolgend werd een toegewijde aandrijver benoemd – vaak een business developer of manager met een beetje ervaring in het opzetten van verandering – maar zonder digitale transformatie kennis. Het gevolg is dat deze initiatieven vaak roemloos ten onder zijn gegaan door een van de vijf redenen die in dit artikel genoemd worden. En dit gebeurt ondanks een gemeenschappelijke dringend begrip van de noodzaak van een digitale transformatie vanuit de bovenste lagen van het management.

Deze belangrijke les zou een digitale herstart moeten triggeren waar beginstappen correct worden geadresseerd en gemanaged om ervoor te zorgen dat de zes digitale transformatiegebieden op de goede manier kunnen worden beheerd.

 

 

 

 

 

Delen

Deze website maakt gebruik van cookies om u een zo goed mogelijke gebruikerservaring te geven. Ga hiermee akkoord door op accepteren te klikken.