Sluit

Zonder de Omgevingsdienst staat de BV Nederland stil

'Mijn overtuiging is dat als het goed gaat met de mensen, de rest vanzelf komt.' - Michiel Mudde, manager Public, implementeerde een efficiëntere werkwijze en leerde een team prioriteiten te stellen bij de Omgevingsdienst. Hij stoomde het team klaar voor de toenemende werkdruk, die onder andere is ontstaan door de energietransitie.

Adobe Stock 466898813

Over de omgevingsdiensten
Om ons kleine stukje aarde gezond en veilig te houden zijn tien jaar geleden omgevingsdiensten opgericht. Zo kan vergunningverlening en toezicht onpartijdig en professioneel plaatsvinden. De Omgevingsdienst Groningen begon met 135 werknemers en verdubbelde in zes jaar tijd ruimschoots omdat het aantal taken exponentieel toenam. Een van de oorzaken hiervan ligt in de energietransitie. De Eemshaven wordt ontwikkeld tot de waterstofhub van Europa. Dit alles zorgt voor een toenemende werkdruk. Om de manier van werken te veranderen, zodat de Omgevingsdienst Groningen haar taken kan blijven uitvoeren zonder aan kwaliteit in te boeten, werd Michiel Mudde van Boer & Croon ingeschakeld. Hij vertelt erover samen met Anton Klijn, hoofd Primair Proces en plaatsvervangend directeur van de Omgevingsdienst.

De opdracht

Anton: 'Michiel werd aangesteld als teamleider van het Team Advies. Dit was gegroeid tot een team van vier clusters, bestaande uit bijna 40 adviseurs en was eigenlijk te groot geworden voor één teamleider. Daarom werd hij ook verantwoordelijk voor een opsplitsing naar twee teams.

Omdat de afdeling (net als de rest van de organisatie) door de werkdruk vast dreigde te lopen, moest er ook een nieuwe efficiëntere werkwijze worden geïmplementeerd. We zochten naar iemand die goed paste bij onze organisatie, met een hoog denk- en werkniveau. We moesten er het vertrouwen in hebben dat hij dit binnen een half jaar kon klaarspelen. Dat werd Michiel.'


De analyse

Persoonlijke aandacht
Michiel
: ´De eerste stap was het geven van persoonlijke aandacht aan de mensen in mijn team. Mijn overtuiging is dat als het goed gaat met de mensen, de rest vanzelf komt. Deze persoonlijke aandacht gaf mij ook veel inzicht in hoe verandering gerealiseerd kon worden. Het Team Advies bestaat uit bevlogen en kundige mensen. De motivatie was aanwezig. Er waren vooral zorgen dat het werk kwalitatief achteruit zou gaan.

Scherpere keuzes
Gelijktijdig ben ik gaan analyseren hoe we met de afdeling efficiënter konden werken. Door te sparren met de mensen van mijn team, collega-teamleiders en Anton, werd duidelijk dat er kansen lagen in het maken van scherpere keuzes in het voorliggende werk, betere samenwerking en afstemming met andere teams en het automatiseren van werkzaamheden. Men was zich zeer bewust van deze uitdagingen en er waren ook al een aantal maatregelen bedacht. We zijn samen een traject gestart om nieuwe werkwijzen te implementeren en te leren wat wel en niet werkt.


'De belangrijkste stap was ervoor zorgen dat mensen zich comfortabel voelen om zaken niet te doen.'


keuzes maken

Waterstofhub van Europa
Anton: 'Op een begroting van 24 miljoen euro, waarbij het meeste in het primaire proces zit, halen we 85% van de productie, dus dat geeft wel de orde van grootte van de uitdagingen aan. Een tijd geleden moest LNG-bunkering aan land komen om de gaslevering uit Rusland te vervangen. Daar moest de Eemshaven in vier maanden tijd klaar voor worden gemaakt. En dat was nog maar het begin.
De komende drie jaar worden er miljarden geïnvesteerd om deze haven tot de waterstofhub van Europa te maken. Dat heeft een geweldige impact op de omgeving. Dat soort zaken staan onder grote tijdsdruk en moeten voorrang krijgen. Als onze mensen daar tijd aan besteden dan kunnen onze mensen andere vergunningaanvragen niet op tijd behandelen.'

Het mag wel een tandje minder
'De mensen zijn erg betrokken bij het milieu en willen hun werk tot in de details uitvoeren. Maar gezien de werkdruk hadden we geen andere keuze dan prioriteiten te stellen. Welke producten zijn nu echt belangrijk en op welke procedures kunnen we wat beperken qua inzet. De boodschap was: het mag wel een tandje minder, ook al zijn daar risico's aan verbonden. Daar was iedereen het over eens, maar men had in het begin moeite om keuzes te maken. Want in principe zeg je: lever hetzelfde product maar op met minder diepgaande toetsing. Dat is een lastige vraag, want welke punten laat je dan achterwege? Uitleggen waarom we dit doen helpt: de werkdruk verlagen en de belangrijkste zaken voor het milieu voorrang geven. Dit maakt de keuzes draaglijker voor ons als organisatie.'

Michiel: 'De belangrijkste stap was ervoor zorgen dat mensen zich comfortabel voelen om zaken niet te doen. Zo hebben we als hulpmiddel om keuzes te maken een prioriteringskader voor de vier clusters opgesteld. Op een gegeven moment zijn we gewoon begonnen: zo konden we leren wat wel en niet werkt. Daar hoort ook bij dat niet alles in een keer perfect hoeft. Dat er fouten mogen worden gemaakt. Deze aanpak gaf ons weer nieuwe inzichten waardoor we weer nieuwe stappen konden zetten.'


Resultaat

Get it done
Anton: 'Er is in iets meer dan een half jaar tijd een behoorlijke verandering doorgevoerd en daar heeft Michiel een belangrijke rol in gespeeld. Hij heeft een basis gelegd om de grote zaken die in de toekomst op de Omgevingsdienst afkomen aan te kunnen. Hij was onderdeel van het Management Team en kon iedere week meebeslissen over de koers van de organisatie. Met zijn frisse blik en Boer & Croon-instelling daagde hij ons uit om dingen scherp te zetten.

De ideale kandidaat
Nu Michiel zijn opdracht heeft afgerond wordt hij afgelost door iemand met een vaste aanstelling. De manier waarop hij de zaken heeft aangepakt heeft voor ons het profiel gekleurd van de ideale kandidaat. Iemand die kan analyseren, de verbanden begrijpt en inzicht heeft in hoe mensen in elkaar zitten. Ik denk dat het voor zo´n kandidaat erg interessant is om de komende jaren voor de Omgevingsdienst te werken. Afgezien van de dynamiek binnen de organisatie is het ook werk dat veel betekenis heeft voor onze leefomgeving.'