Projectmanagement moet hand in hand gaan met changemanagement om bedrijfsdoelstellingen structureel te behalen
Effectief projectbeheer
Organisaties gaan steeds meer projectmatig werken. Veel van de projecten die men opstart worden echter niet afgerond of leiden niet tot het beoogde resultaat. Waar projectmanagement zich richt op het ontwerpen, ontwikkelen en opleveren van verbeterconcepten, focust changemanagement op de menselijke kant van verandering. Het levert de processen, de tools en de technieken om mensen door het veranderproces te begeleiden. Uit monitoring van een groot deel van de Fortune 500 bedrijven blijkt dat projecten waar het changemanagement goed is ingericht zes keer zo effectief zijn in het bereiken van een doelstelling.
Verwaarloos menselijke kant niet
Als de menselijke kant in grote verandertrajecten wordt veronachtzaamd zien we namelijk vaak dat er belemmeringen ontstaan. Dat uit zich in een lagere productiviteit, actieve en passieve weerstand, negatieve publiciteit, verlies van waardevolle medewerkers en het niet volledig of incorrect toepassen van nieuwe processen, systemen en tools. Dan is misschien alles technisch perfect ingericht, maar komt de gewenste verandering niet tot stand omdat er niet optimaal gebruik van wordt gemaakt.
Menselijke factoren
Zodra een project wordt opgestart dat significante veranderingen met zich meebrengt, en dat is meestal het geval, is de kans van slagen veel hoger als deze gepaard gaat met goed changemanagement. Daarbij wordt rekening gehouden met drie menselijke factoren die noodzakelijk zijn voor een succesvolle implementatie. Dit zijn 'snelheid van adoptie' (hoe snel krijg je de medewerkers aan boord), 'uiteindelijk gebruik' (aantal medewerkers dat de nieuwe processen en technieken daadwerkelijk gebruikt) en 'bekwaamheid' (hoe effectief zijn de medewerkers na de verandering). Changemanagement ziet erop toe dat er op deze drie factoren beter gescoord wordt.
Gestructureerde aanpak
Voor succesvol changemanagement is het allereerst belangrijk om een gestructureerde aanpak te hanteren. Wij gebruiken hier de ADKAR-methodologie van Prosci voor. ADKAR is gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek en wereldwijd de standaard voor changemanagement. ADKAR staat voor de stappen die moeten worden doorlopen om de menselijke kant van verandering te begeleiden: Awareness (Bewustzijn), Desire (Verlangen), Knowledge (Kennis), Ability (Bekwaamheid) en Reinforcement (Versterking). Deze stappen moeten in de juiste volgorde worden gezet: het heeft geen zin om mensen naar een training te sturen als ze niet mee willen gaan in de verandering of de noodzaak daarvan niet inzien. Pas als de juiste motivatie aanwezig is kan worden gewerkt aan de kennis en de bekwaamheid om deze om te zetten in acties. Door middel van regelmatige assessments kun je meten in welke fase van het veranderproces een bepaalde groep of team zit. Als laatste punt moet worden gewerkt aan manieren die ervoor zorgen dat de veranderingen worden geborgd en mensen niet snel terugvallen in hun oude gedrag en gewoontes.
Maatwerk
Juist omdat changemanagement de menselijke kant van verandering betreft, is individuele begeleiding op maat van groot belang. Mensen dienen afscheid te nemen van een oude situatie en gaan wennen aan een nieuwe werkwijze of functie. Iedereen gaat daar anders mee om en heeft daar meer of minder tijd en ondersteuning voor nodig. Het succes van een verandertraject hangt mede af van de manier waarop mensen door de ontstane emotie- en verandercurve worden begeleid. Ook een aanvankelijk ontstane weerstand kan worden verminderd door speciale aandacht te geven aan een individu of groep en een gemeenschappelijke taal te ontwikkelen.
Sponsorship, betrokkenheid en ondersteuning
De directie moet niet alleen zelf de verandering bekendmaken en duidelijk uitleggen waarom deze nodig is, maar ook actief en zichtbaar deelnemen aan het veranderproces. Dit sponsorship vereist steun in woord en daad en het managen van eventuele weerstand binnen de organisatie.
De verantwoordelijkheid voor het leiden van het veranderproces kan het beste zoveel mogelijk worden belegd bij het middenmanagement. Een succesvolle verandering begint daar namelijk, maar kan daar ook vastlopen. Het is goed om te beseffen dat het middenmanagement vaak te druk is met de dagelijkse bedrijfsvoering om op een goede manier veranderingen door te voeren. Een goede ondersteuning door ervaren (externe) verandermanagers en de juiste training en tools is dan ook geboden, evenals duidelijke support van de directie: deze moet onomwonden laten blijken dat de verandering prioriteit geniet en hulp bieden bij het oplossen van eventuele operationele knelpunten.
Boer & Croon leidt het veranderproces in goede banen
Wij stellen klanten in staat om veranderingen effectief door te voeren. Wij initiëren en begeleiden complete transformatieprojecten of nemen alleen het changemanagement voor onze rekening, waarbij wij samen met het projectteam van de klant optrekken. Wij gaan pas weg als de verandering in de gehele organisatie geborgd is. Want dat is onze belofte: we get it done!