Sluit

Van regioplan naar implementatie

Eind 2023 zijn alle regioplannen ingediend. De logische en noodzakelijke vervolgstap is het verder concretiseren van de plannen, om te beschrijven "hoe" er geïmplementeerd kan worden. Boer & Croon geeft tips om de ambities te vertalen naar executie.
Adobe Stock 636925794

Regioplannen, hoe zat het ook alweer?

Eind 2023 zijn alle regioplannen ingediend. Hierin beschrijven de regio’s hoe diens zorgbehoefte voor de komende jaren eruit ziet. De plannen zijn gebaseerd op de regiobeelden die eerder dat jaar naar buiten kwamen. In februari hebben zorgverzekeraars terugkoppeling gegeven op de regioplannen, waarvan de uitkomst nog met het publiek gedeeld moet worden¹. De noodzakelijke vervolgstap is het verder concretiseren van de plannen door te beschrijven hoe de plannen kunnen worden geïmplementeerd. Ondanks dat dit op veel plekken goed gaat, ziet de NZA ook ruimte voor verbetering. Zij stellen dat de doelstellingen van de regioplannen specifiek, meetbaar en tijdgebonden geformuleerd moeten worden om de plannen als basis te kunnen gebruiken voor verdere beleidsvorming¹. Hiermee wordt de weg vrijgemaakt naar daadwerkelijke executie. Maar hoe dit te doen, blijft soms nog te weinig concreet.


Thema's, kansen en uitdagingen

In de regioplannen voert het thema ‘preventie’ de boventoon, met 'vitaal ouder worden', 'mentale gezondheid' en 'arbeidsmarkt' als belangrijke prioritaire opgaven die daar direct op volgen. In mindere maten komen ook ‘gezonde jeugd’ en ‘acute zorg’ aan bod². Dit laatste thema is minder prominent aanwezig in de regioplannen omdat de acute zorg ook wordt behandeld in de Regionaal Overleg Acute Zorg- beelden en plannen³.


Kansen

Om de genoemde thema’s aan te pakken, streven de regio's ernaar gebruik te maken van de mogelijkheden die o.a. digitalisering, intensievere samenwerking met het sociale domein en overige samenwerking in de regio bieden. Hierbij is digitaliseren geen doel op zich maar een manier om de zorg toegankelijk te houden. Voorbeelden van initiatieven die worden voorgesteld in de regioplannen zijn gegevensuitwisseling en digitale zorgtoepassingen, waarvan de laatste zorg op afstand mogelijk moet maken².


Uitdagingen

Een van de voornaamste uitdagingen in de regio’s is een tekort op de arbeidsmarkt. Een tekenend voorbeeld hiervan is Zeeland, waar zonder ingrijpen in 2030 een tekort van 7.500 zorgprofessionals wordt verwacht, een procentueel tekort van 11,1%. Om dit in perspectief te plaatsen, gemiddeld wordt in Nederland algeheel een tekort van 7,8% verwacht. Dit in combinatie met een krimp in het mantelzorgpotentieel zorgt voor een serieus probleem in Zeeland en de rest van het land²,⁴.


Focus voor 2024: concretiseren van regioplannen én (start) executie

Nu de regioplannen nagenoeg afgerond zijn, staan veel regio's voor een nieuwe uitdaging: het concreet maken van hun plannen. Zo is Regio Haaglanden op 1 januari 2024 begonnen met het opstellen van een werkagenda. Hierin wordt vastgelegd hoe de plannen daadwerkelijk tot stand zullen komen. Een logische en noodzakelijke volgende stap na het opstellen van de regioplannen, die in sommige gevallen nog hoogover en strategisch van aard zijn. Echter, als het gaat om lopende projecten, worden wel concrete voorbeelden gegeven van hoe de regio haar plannen wil realiseren.

Aan de andere kant is het begrijpelijk dat sommige regio's nog niet zo ver zijn voor alle thema's. Zoals beschreven in de ‘criteria voor regioplannen’ bevatten de regioplannen overeenkomsten over hoe de betrokken partijen zich gezamenlijk zullen inzetten voor de regionale uitdagingen en wie daarbij betrokken zijn. De concrete transformaties moeten nu worden uitgewerkt in specifieke transformatieplannen door de relevante zorgpartijen⁵. Maar hoe kom je van plan tot executie?


Tips voor executie

Boer & Croon heeft als motto ‘get it done'. Omdat ons werk inhoudt dat we ambities en plannen vertalen naar executie en blijvend resultaat, delen we hier graag tips over.

Resultaten en activiteiten

Gezamenlijk beeld vormen van de urgentie

De stap van urgentie en doelstelling vormen de basis voor een succesvolle executie.

In het regioplan zou al omschreven moeten zijn welk probleem er in de regio leeft, en welke hinder zorgorganisaties daarvan ondervinden die binnen de huidige structuur en eigen muren niet kunnen worden opgelost. De stap van urgentie en doelstelling vormen de basis voor een succesvolle executie. Vragen die daarbij beantwoord moeten worden zijn:

  • Welke zorgorganisaties dienen we te betrekken?
  • Wat kunnen we voor elkaar betekenen in de oplossing?
  • Out of the box oplossingen combineren met gezamenlijke traditionele oplossingen

Randvoorwaarden bepalen:

De samenwerkende partijen dienen met elkaar het eens te zijn over de randvoorwaarden.

De samenwerkende partijen dienen met elkaar het eens te zijn over de randvoorwaarden. Heb je die niet helder, dan gaat het uitvoeren van plannen niet slagen, omdat je later in de uitvoering tegen randvoorwaarden oploopt. Vragen die moeten worden beantwoord zijn: 

  • Welke randvoorwaarden zijn er voor alle organisaties om tot een oplossing te kunnen komen?
  • Wie kan welke randvoorwaarde oplossen?
  • Wat kunnen we niet zelf oplossen en hebben we extern nodig? 

Gezamenlijk zorgconcept van de toekomst bepalen

Vanuit de randvoorwaarden moet een nieuw zorgconcept van de toekomst worden bepaald.

Vanuit de randvoorwaarden moet een nieuw zorgconcept van de toekomst worden bepaald. Daarbij is het van belangd at alle partijen exact dezelfde beelden hebben bij ambitie en doelstelling, zodat iedere organisatie naar hetzelfde einddoel toewerkt. 

  • Gezamenlijke visie, SMART doelstelling en resultaten bepalen
  • Helderheid over het gemeenschappelijke doel behouden door het proces heen
  • De 'whats in it for me' bepalen voor iedere speler

Executieplan opstellen

Bij duidelijke rollen en taakverdeling kun je elkaar houden aan de afspraken, en bijsturen waar nodig.

Waarom een executieplan? Bij duidelijke rollen en taakverdeling kun je elkaar houden aan de afspraken, en bijsturen waar nodig. Doe je dat niet? Dan loopt hard werk en vele uren soms uit op niets. Duidelijke rolverdeling en verantwoordelijkheden afspreken helpt bij het bereiken van het gewenste resultaat.

  • Bepalen wat er de komende 5-10 jaar nodig is aan doelstellingen om dit zorgconcept in te richten;
  • Werkwijze en vorm afspreken om dit doel te bereiken;
  • Aanpak van inrichten randvoorwaarden afspreken;
  • Organiseren van steun vanuit organisaties, medezeggenschap, zorgkantoren en andere belangrijke stakeholders;
  • Vaststellen van de gezamenlijke routekaart waar partijen zich aan kunnen committeren;
  • Het bereiken van resultaten zo projectmatig als mogelijk aanpakken, kleine mijlpalen en successen vieren. Stel je geen deadlines en mijlpalen, dan gaat er weinig gebeuren;
  • Het verantwoordelijk maken van mensen uit de eigen organisaties voor het behalen van resultaten. Waarom? Omdat je zo ook op de lange termijn duurzaam resultaat behoudt.

Governance inrichten

Een governance inrichten waarin gezamenlijk gestuurd wordt op voortgang van realisatie en verantwoordelijk zijn voor de nieuwe werkwijze na executie.

Je hebt een executieplan. En nu? We adviseren om een governance in te richten waarin gezamenlijk gestuurd gaat worden op voortgang van de realisatie én het verantwoordelijk zijn voor de nieuwe werkwijze na executie.

  • Afspreken: wie is verantwoordelijk voor welke verandering? Nu, en op de lange termijn? Leg verantwoordelijkheden zoveel mogelijk in de lijn. 
  • Wie is eigenaar over het resultaat? En past de huidige organisatievorm van de gezamenlijke werkwijze daar bij? Indien het lastig is om binnen de lijnverantwoordelijkheid van organisaties eigenaarschap te organiseren, moet worden nagedacht over een netwerkvorm, consortium of andere besturingsvorm. 
  • Richt een duidelijke project- of programmastructuur in met zoveel mogelijk lijnverantwoordelijkheden die je kunt aanspreken op voortgang en resultaat. 

Realisatie van het strategisch plan

  • Heldere voortgangsrapportage: kort en duidelijk zodat iedereen uit de samenwerkende organisaties weet wat er nog moet gebeuren om het gezamenlijke doel te bereiken;
  • Tussentijdse bijsturen als de planning uitloopt of er risico's ontstaan
  • Inchecken: staat iedereen nog steeds positief tegenover het geformuleerde doel?
  • Motiveren en enthousiasmeren van medewerkers om mee te doen.
  • Resultaat boeken! Get it done!
  • Borgen? Dit is geen extra stap achteraf. Dit heb je al gedaan door in executieplan en uitvoering verantwoordelijkheden in de lijn te verankeren en een governance-vorm te kiezen.

Blijvend resultaat: de aanpak van Boer & Croon

Let’s get it done! Zo staan wij erin. Door samen te werken aan realistische plannen en te focussen op de executie, kunnen we de zorg verder helpen. Met expertise op het gebied van implementatie en project- en programma management, werken wij bij Boer & Croon met gedreven professionals met veel zorgervaring. Ziekenhuis, wijkzorg, ouderenzorg; wij realiseren er projecten, helpen bij strategievorming en maken de veranderplannen wekelijkheid. In het model zie je welke uitgangspunten wij daarbij het meest van belang vinden. In 2024 zetten we samen de volgende stap in de zorg en maken we van ambities de nieuwe werkelijkheid. Wil je meer weten? In april volgt blog-post nummer 3.


Contact

Boer & Croon helpt bij het opleveren en realiseren van succesvolle transitieplannen die gebaseerd zijn op de reeds geformuleerde regioplannen. Onze partner René en managers Maxime en Aileen denken graag met je mee.