Automatisering ziekenhuisapotheek belangrijk voor ziekenhuis van de toekomst

Digitalisering heeft de afgelopen decennia de manier waarop we communiceren, werken en leven ingrijpend veranderd. Ook de gezondheidszorg ontsnapt niet aan deze ontwikkeling. Digitale technologieën hebben het potentieel om de zorg efficiënter, toegankelijker en persoonlijker te maken. Van teleconsultaties tot wearables die onze gezondheid monitoren: digitale zorginnovaties zijn niet meer weg te denken uit de hedendaagse gezondheidszorg. Wat zijn precies de voordelen van deze digitalisering en welke uitdagingen brengt het met zich mee? In dit artikel bespreken we een praktijkvoorbeeld: hoe kon de eerste volledig geautomatiseerde ziekenhuisapotheek ter wereld worden gerealiseerd?

Coen Zeeman, Young Executive bij Boer & Croon, interviewt Chris Pellicaan en Inge Schenk over dit onderwerp. Chris is al 15 jaar verbonden aan het Amphia ziekenhuis in Breda en heeft zich de afgelopen jaren ingezet voor het opzetten van een digitale en geautomatiseerde apotheek. Samen met Inge Schenk, manager Healthcare bij Boer & Croon en projectleider namens Swisslog Healthcare (de leverancier van de geautomatiseerde logistiek), vertelt hij over de totstandkoming van de eerste ziekenhuisapotheek ter wereld die volledig geautomatiseerd patiënt specifieke medicatie verpakt en levert aan de afdelingen.

Wat is er precies veranderd? Hoe zag het proces van medicijndistributie eruit en op welke manier is dit gedigitaliseerd?
Inge: ‘Vroeger zocht de ziekenhuisapotheker in een schap de juiste medicatie. De medicatie werd vervolgens handmatig gecontroleerd en gedistribueerd. Het was een arbeidsintensief en routinematig proces.’

'Met de TherePick gebeurt dit automatisch. Deze machine zoekt de juiste medicatie per patiënt en bundelt dit tot een ring (vergelijkbaar met een sleutelbos) met individueel verpakte medicatie-eenheden. Verpleegkundigen hoeven nu alleen nog maar te scannen om te controleren of ze de juiste medicatie aan de juiste patiënt geven. Daarnaast worden spoedleveringen nu per buizenpost verzonden, wat uniek en efficiënt is. Ook het retourneren van medicatie is nu gemakkelijker. Voorheen werd veel medicatie weggegooid omdat het niet duidelijk was of het nog gebruikt kon worden na het openen van een verpakking. Nu is alle medicatie individueel verpakt en voorzien van een barcode, waardoor het gemakkelijker opnieuw verstrekt kan worden. Dit vermindert verspilling, verlaagt de kosten en is goed voor het milieu.’

Bij het implementeren van zo'n grote verandering komt veel kijken. Wat was de grootste uitdaging?
Inge: ‘Inderdaad, het is niet simpelweg een kwestie van het plaatsen van een machine. Zo’n machine heeft impact op de manier van werken van honderden medewerkers: daar moeten de processen in het ziekenhuis op worden aangepast. Hoe kunnen we samen als partners optrekken? De uitdaging lag voor een groot deel in het voorbereiden van de organisatie op deze nieuwe manier van werken en het creëren van draagvlak. Dat vraagt om goed verandermanagement van het ziekenhuis.’

Chris: ‘Als je bedenkt dat een storing in zo’n machine grote impact heeft op de medicatietoediening, dan begrijp je dat een goede implementatie van essentieel belang is. Een korte onderbreking van enkele minuten is niet erg, maar als het enkele uren of langer duurt, wordt het problematisch. Dit is een scenario waar een ziekenhuisapotheker wakker van kan liggen. Daarom was voordat we überhaupt begonnen, het opstellen van een back-up plan van groot belang. Het toedienen van medicatie moet altijd gegarandeerd zijn en de patiëntveiligheid mag niet in het geding komen. ´

Inge: ‘Daarom zijn er in de machine ook redundante onderdelen ingebouwd. Veel onderdelen hebben een dubbele uitvoering. Als een onderdeel om welke reden dan ook uitvalt, kunnen de meest cruciale taken wel doorgaan op het andere onderdeel. Daarnaast zorgen we dat er altijd reserveonderdelen beschikbaar zijn en hebben we een piketdienst.’

De implementatie heeft veel impact op de organisatie en de manier waarop het personeel zijn of haar werk uitvoert. Hoe is het Amphia hiermee omgegaan?
Inge: ‘Natuurlijk heeft dit een grote impact. De mensen die voorheen medicatie verzamelden en controleerden krijgen nu tijd voor andere werkzaamheden. Hierbij is het noodzakelijk om iedereen in een vroeg stadium "aan boord" te krijgen en geïnformeerd te houden over wat er op hen afkomt en in hoeverre dat verschilt met de huidige werkwijze. Daarnaast is het van belang om goed te communiceren over de nieuwe situatie. Om iedereen aan boord te houden, is het ook van belang om de grootste reden waarom we dit doen te blijven benadrukken: het vergroten van de patiëntveiligheid en goede zorg kunnen leveren.

Chris: ‘Het is enorm lastig om personeel te krijgen voor ziekenhuisapotheken. Een groot voordeel is dat je het bestaande personeelsbestand op een goede en efficiënte manier kunt inzetten, nu een deel van het werk wordt geautomatiseerd. Als wij ziekenhuisapothekers dingen kunnen laten doen die inhoudelijk bevredigender zijn dan het verzamelen en controleren van medicijnen, dan denk ik dat dit alleen maar een voordeel is. Deze mensen kunnen nu veel meer tijd met de patiënt besteden. Daarnaast zijn mensen echt anders gaan werken: logistiek medewerkers werden opeens operators van een machine. Met behulp van de juiste scholing hebben we ook deze stap succesvol kunnen zetten. ´

Wanneer het ziekenhuis besloot om met Swisslog Healthcare in zee te gaan, ging je samen een meerjarenproject aan. Hoe ziet deze samenwerking eruit?
Chris: ‘Wat het Amphia betreft was het "learning by doing". Een continue verbetercyclus. Dat is wat ik zo gaaf vind aan dit innovatieve ziekenhuis. Veel dingen waren nu eenmaal onduidelijk in het begin, want we begonnen aan iets unieks.

Daarom was het fijn dat we met Inge een projectleider van Swisslog Healthcare hadden die duidelijkheid meebracht en goede afspraken wist te maken. Zij nam het voortouw in de manier van communiceren, bijvoorbeeld in de stuurgroep, en organiseerde hoe en wanneer wij overlegden. Wij wisten daardoor goed waar wij als ziekenhuis aan toe waren. ´

Chris: ‘Inge heeft ervoor gezorgd dat dit project is gaan lopen en van A naar B is getrokken. Wat dat betreft was zij een zeer sterke projectleider waar wij veel aan hebben gehad. We hebben met haar echt significante stappen kunnen maken.’

Jullie maken je hard voor digitalisering in de zorg. Waarom is dit volgens jullie zo belangrijk?
Inge: ‘Voor mij is het allerbelangrijkste dat we de zorg kunnen blijven leveren die iedereen verdient. Dat is een gigantische operationele uitdaging, zelfs als we een ongelimiteerd budget zouden hebben. Met de stijgende zorgvraag moeten wij ons personeel slim inzetten. Door de inzet van technologie kunnen we voor zoveel mogelijk 'handen aan het bed' en tijd voor de patiënt zorgen, terwijl we tegelijkertijd de kwaliteit van zorg hooghouden.’

Chris: ‘Daarnaast is digitalisering in de zorg van enorm belang om gegevens van patiënten te kunnen uitwisselen. Goede ICT is daarvoor noodzakelijk. Ik denk dat we op dat gebied nog veel innovatieve stappen kunnen zetten. Zelf hoop ik daaraan bij te dragen, want ik word enthousiast van innovaties. Dat is ook de reden waarom ik met veel passie bij het Amphia ziekenhuis werk.'

Wat moeten zorgorganisaties doen om digitale innovatie te versnellen?
Inge: ‘Om deze versnelling te realiseren, zijn vooral de juiste mensen nodig in combinatie met voldoende budget. Ten eerste zijn mensen met de juiste vaardigheden essentieel. Het gaat om mensen die enerzijds verstand hebben van digitale innovatie, maar anderzijds ook begrijpen dat de zorg mensgericht is en dat digitalisering een ingrijpende verandering teweegbrengt in de zorgverlening. Het gaat ook om mensen die op de juiste manier goed project- en verandermanagement kunnen uitvoeren.

Ten tweede heb je mensen nodig die weloverwogen gewaagde beslissingen durven nemen. Om te innoveren moet je ook risico’s nemen. Maar niet te veel, het gaat immers om medicatieveiligheid! Daarin bewonder ik Chris, hij wist perfect de balans te vinden tussen verandering aangaan (door inzet van nieuwe technologie) en goede controle tijdens het proces. Zulke mensen heb je ook nodig in de strategische en financiële hoek van je organisatie.

Ten derde heb je mensen nodig die tijd en zin hebben om te veranderen. Als continu verbeteren in het DNA van je collega’s zit en je een haalbare lange termijn of programmaplanning hebt, ben je al heel ver. Het op de juiste manier inzetten van deze 3 soorten mensen is volgens mij de sleutel tot duurzame digitale innovatie in de zorg, en misschien wel de oplossing tot de krapte in de zorg.